Fastighetsservice Stockholm

Sju tips för att effektivt jämföra fastighetsservice

Sammanfattning

1.Lägg ner tid på offertförfrågan.

Alltför ofta skickar företag ut offertförfrågningar med breda krav och vaga förväntningar. En sådan
offertförfrågan gör att både kund och leverantör hamnar i riskzonen för missförstånd, felaktiga förväntningar och i slutändan en ansträngd relation.

Standard komponenter i en offertförfrågan:
Rengöring specifikationer
Kvalitetskontroll
Utbildning
Uniformer
Yta att sköta
Säkerhet
Utrustning
Bakgrundskontroller
Försäkring
Bemanning
Avtalsvillkor
Skadeståndsanspråk
Kommunikation
Skatter
Hävningsklausul

Investera i tid för att tydligt definiera både dina krav och förväntningar.
På så sätt ger du konkurrerande tjänsteleverantörer information som behövs för att korrekt besvara
din offertförfrågan och minimerar risken att välja en leverantör som inte kan möta dina specifika behov.

2.Gör en på platsen genomgång

Du har förmodligen viktigare saker du hellre vill göra än att planera för och genomföra
en genomgång av dina fastigheter.
Men det är ett viktigt steg i att välja rätt leverantör av fastighetsservice. Genomgången uppmuntrar kommunikation från båda parter för att minimera risken för missförstånd och säkerställa ett korrekt förslag. Ännu viktigare är att en genomgång på plats ger dig en möjlighet att träffa potentiella tjänsteleverantörer och får en känsla för vilket företag du kan tänka dig att arbeta med. Dessutom är företag som gör investeringen i tid och ansträngning för att lära sig om ditt företag, din fastighet och dina krav på tjänster mer benägna att skydda denna investering genom att se till att de möter upp till dinaförväntningar och krav. Vissa leverantörer av fastighetsservice kommer att hoppa över en sådan på-plats genomgång och lämna in sina svar på en offertförfrågan som helt enkelt baseras på ett kvadratmeterpris. Risken med denna prismodell är att det inte tar
hänsyn till följande viktiga överväganden:
• ålder och skick av byggnaden och dess komponenter
• Fastighetens täthet
• Fastighetens användning: detaljhandel, sjukvård, laboratorier, kontorslokaler
• Fastighetens planritning
• Antal toaletter & fixturer

Om leverantören av fastighetsservice ger bud felaktigt på grund av något som anges ovan kan det vara så att de inte har råd att ge full service. Eller så kanske de helt enkelt tar genvägar för att klara sin budget.

Se avsnittet om prissättning för några tips om hur man kan avgöra om förslaget till prissättning som du får är sunt.

Sju tips för att effektivt jämföra fastighetsservice - en artikel publicerad av fastighetsservice stockholm

3.Formellt program för kvalitetskontroll

Det är viktigt att förstå tjänsteleverantörers system för kvalitetskontroll och sätt att arbeta. Många företag
berättar att de har en "handledare" som kontrollerar arbetet i teamet på din fastighet, men vad innebär
det egentligen? Finns det ett schema för att inspektera arbetet på en regelbunden och förutbestämt tid
(T.ex. varje vecka)? Vad är det specifikt som dessa "arbetsledare" inspekterar? Har de ett graderings
system för att jämföra resultat och ge trendanalys?
Tyvärr, att bara ha ett program för kvalitetskontroll på platsen är inte tillräckligt. Det är avgörande
att både kunden och tjänsteleverantören inte bara är delaktiga i upprättandet av kvalitetskontrollens
parametrar och bedömningsskalan, men att resultaten av inspektionen delas öppet mellan
båda parter. Att välja en leverantör som har de formella processerna och verktygen för att mäta och kommunicera resultat hjälper dig att bedöma värdet och nyttan av det du betalar för.

4.Referenser

Historien ger oss ofta en stark indikation på framtida resultat. Förutom att ringa till referenser, ta dig tid att besöka fastigheter och inspektera tjänsteleverantörens resultat.

5.Tillgängliga resurser

En annan viktig faktor när man jämför fastighetsservice är de tillgängliga resurserna till förfogande för tjänsteleverantören. Har företaget du överväger förmågan att växa med ditt företag (de kan
hänga med)? Har de en historik av att vara flexibla med leverans av tjänster (förändringar i schema , kunna hantera "brådskande" förfrågningar)? Ofta väljer ett företag en liten tjänsteleverantör och växer sedan snart ifrån deras förmåga som resulterar i både otillfredsställande resultat och att behöva gå igenom processen
igen för att välja en ny leverantör.

Hur är deras back-office-verksamhet? Tänk efter om du tror att deras redovisning och administration kan erbjuda den service och flexibilitet du behöver. Detta kan vara så enkelt som kundanpassad fakturering eller ett supportcenter för att ge tillgång till all din kontoinformation.

Att tänka igenom nu vad du tror kan vara dina framtida krav kommer att spara dig tid, pengar och frustration.

6.Extra tjänster

Vilka ytterligare tjänster är tillgängliga för dig från fastighetsserviceföretaget du funderar på?
bara redovisnings tjänster, såsom skräddarsydd fakturering, elektronisk fakturering och elektroniska
betalningar kan avsevärt minska den administrativa tiden och kostnaderna för att hantera
tjänsteleverantörer. Det finns andra tjänster som ofta kompletterar traditionell fastighetsskötsel. Dessa "extra" tjänster kan vara t ex: Hårdgolvs underhåll, markisrengöring, hanteringssystem för förbrukningsvaror, mattvård, högtryckstvätt, kundanpassad fakturering, fönsterputsning, parkeringskontroll, sotning, elektroniska betalningar, möbelrengöring, VVS underhåll, belysning, underhåll m fl.

Genom att välja ett vaktmästeri som kan kombinera tjänsterna tillsammans kommer du inte bara att
minska huvudvärk och administrativ stress av att hantera flera leverantörer, men bör kunna spara pengar.

Pris

Naturligtvis kommer prissättningen för fastighetsservice att vara avgörande i ditt beslut, så som det bör vara. Men många företag tycker att genom att grunda sitt beslut endast på lägsta budet så kommer de att till slut oundvikligen att få betala betydligt mer än de någonsin förväntat.

Oväntade kostnader i samband med valet av den lägst budande kan omfatta kostnader att få ytterligare
leveratörer att "fixa" det arbete som redan borde gjorts, administrativa kostnaderna för att förmå din leverantör att göra vad som är avtalat, kostnader förknippade med att välja en annan leverantör.

Tveka inte att diskutera prissättning med tjänsteleverantören du överväger. De bör vara villiga att förklara sina prissättningsmodeller och sina antaganden. Om du ser en stor varians mellan konkurrerande priser, utred detta grundligt. Du kan hitta billiga leverantörer som inte exakt redogör för något i offerten. Be att få se en specifikation för jämförelse av arbetstimmar, skatter efter kategori, utrustning och tillbehör. Alla stora
diskrepanser i arbetstimmar eller skatter bör fungera som en röd flagga.

Sammanfattning

Genom att utrusta dig med en välskriven offertförfrågan och utvärdering av konkurrerande tjänsteleverantörer på
de punkter som anges ovan, kan du välja det mest prisvärda alternativet för dina behov av fastighetsservice!

Sju tips för att effektivt jämföra fastighetsservice - en artikel publicerad av fastighetsservice stockholm